Het Amsterdamse marketingbureau wil je inhuren, het budget klopt en de timing ook. Maar dan komt de vraag die veel Belgische freelancers even doet stoppen: hoe faktureer je dit correct, welk btw-tarief gebruik je en moet Nederland ook een deel van je inkomsten zien? Je hebt geen tijd voor een cursus internationaal belastingrecht, en die heb je ook niet nodig. Dit artikel geeft je de concrete antwoorden die je nodig hebt vóór je die eerste factuur verstuurt.
Waar ben je belastingplichtig? De basisregel voor Belgische freelancers
Als je als zelfstandige in België woont en werkt, betaal je in principe inkomstenbelasting in België, ook op inkomsten uit het buitenland. Dat is de hoofdregel, en die geldt voor de overgrote meerderheid van freelancers die af en toe een Nederlandse klant hebben. Je woont in België, je vennootschap of eenmanszaak is in België geregistreerd, dus België heft belasting op je volledige wereldinkomen.
Maar er zijn uitzonderingen. Als je structureel en langdurig in Nederland aan de slag gaat, denk aan een project van meerdere maanden waarbij je wekelijks ter plaatse bent, kan Nederland ook aanspraak maken op een deel van je belastingen. Dat brengt ons meteen bij de regel die elke grenswerker zou moeten kennen.
De 183-dagenregel: wanneer Nederland mee wil innen
Het Belgisch-Nederlands belastingverdrag bevat een bepaling die zegt dat Nederland belasting mag heffen op je inkomen als je meer dan 183 dagen per jaar fysiek op Nederlands grondgebied werkt. Let op: het gaat om kalenderdagen aanwezig in Nederland, niet om werkdagen of uren. Een dag waarop je er’s ochtends bent voor een meeting en’s avonds terugkeert naar België, telt al mee.
Voor de meeste freelancers die remote werken voor Nederlandse klanten, is dit geen probleem. Je werkt vanuit je thuiskantoor in Gent of Hasselt factureert naar Amsterdam, en komt de grens misschien twee keer per kwartaal over voor een kick-off of presentatie. Dan zit je ruim onder de grens en blijft alles netjes in België. Maar een freelance consultant die elke week van maandag tot donderdag bij een klant in Rotterdam op locatie werkt, overschrijdt die 183 dagen makkelijk. In dat geval loont het om een belastingadviseur te raadplegen vóór je het contract tekent.
Een bijkomende nuance: zelfs als je onder de 183 dagen blijft, kan Nederland toch heffen als jouw kosten worden gedragen door een vaste inrichting in Nederland. Dat is zeldzaam voor freelancers, maar niet onmogelijk als je langdurig voor één klant werkt met een vaste werkplek op hun locatie.
Je Belgisch btw-nummer: geldig, maar niet vanzelfsprekend
Je Belgisch ondernemingsnummer met btw-activering is volledig geldig voor diensten aan Nederlandse klanten. Je hoeft in de meeste gevallen geen apart Nederlands btw-nummer aan te vragen. Maar er is een voorwaarde: je Nederlandse klant moet zelf btw-plichtig zijn en een geldig Nederlands btw-nummer hebben. Werk je voor een Nederlandse eenmanszaak, een bv of een andere rechtspersoon met een btw-nummer, dan ben je in de meeste gevallen goed.
Werk je voor een Nederlandse particulier zonder btw-nummer? Dan liggen de kaarten anders, en daar komen we op terug bij de grensgevallen verderop in dit artikel.
Intracommunautaire diensten en de verleggingsregel
Wanneer je als Belgische zelfstandige een dienst levert aan een btw-plichtige klant in een ander EU-land, zoals Nederland, werkt de zogeheten verleggingsregel. Dat betekent: jij factureert zonder btw, en je Nederlandse klant geeft de btw zelf aan bij de Nederlandse belastingdienst. De btw wordt als het ware verlegd naar de ontvanger van de dienst.
Concreet: je stuurt een factuur van pakweg 2.000 euro voor copywriting of webdesign, zonder enige btw-regel erop. Op die factuur vermeld je expliciet dat de verleggingsregel van toepassing is. In het Nederlands klinkt dat als: “Btw verlegd” of in het Engels, wat ook toegestaan is: “VAT reverse charge”. Je voegt het btw-nummer van je klant toe en je eigen btw-nummer, en dat is het.
Belangrijk: dit geldt voor diensten, niet automatisch voor goederen. Als freelancer lever je in de meeste gevallen diensten, dus dit is jouw scenario.
Een correcte factuur voor een Nederlandse klant: wat er verplicht op moet
Wij van Knap.be merken dat de factuur precies het punt is waar het bij veel freelancers fout gaat, niet omdat ze het slecht bedoelen, maar omdat ze de verplichte vermeldingen niet kennen. Een factuur voor een Nederlandse btw-plichtige klant bevat minstens het volgende:
- Je eigen naam of bedrijfsnaam, adres en Belgisch btw-nummer (formaat: BE + 10 cijfers)
- De naam, het adres en het btw-nummer van je Nederlandse klant (formaat: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)
- Factuurnummer en factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst
- Het bedrag exclusief btw
- De vermelding “Btw verlegd” of “VAT reverse charge” en een verwijzing naar artikel 44 van de Europese btw-richtlijn, of naar artikel 21 par. 2 van het Belgisch Btw-Wetboek als je het Belgisch wettelijk kader hanteert
- Het btw-bedrag: 0 euro, met 0% aangeduid
Controleer altijd het btw-nummer van je klant via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Dat is gratis en duurt dertig seconden. Als een nummer niet geldig blijkt, moet je gewone Belgische btw aanrekenen en dat is een probleem dat je liever vooraf oplost.
Belgische sociale bijdragen: jij betaalt ze, tenzij…
Als je in België als zelfstandige aan de slag bent, betaal je sociale bijdragen in België, ook als al je klanten in Nederland zitten. De Europese verordening over sociale zekerheid (883/2004) zegt dat je bijdragen betaalt in het land waar je werkt, en als je vanuit België werkt, is dat België. Simpel.
De uitzondering geldt als je meer dan 25 procent van je activiteiten fysiek in Nederland uitvoert. Dan kan het zijn dat je (gedeeltelijk) onder het Nederlandse socialezekerheidsstelsel valt. In de praktijk is dat voor freelancers die remote werken zelden het geval, maar wie regelmatig naar Nederland reist om er op locatie te werken, doet er goed aan een A1-verklaring aan te vragen bij de RSVZ (het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen). Dat document bewijst dat je in België sociaal verzekerd bent en voorkomt discussie aan Nederlandse kant.
Wat je aangeeft in je Belgische btw-aangifte
Intracommunautaire diensten aan btw-plichtige klanten in Nederland geef je aan in rooster 44 van je Belgische periodieke btw-aangifte (dat is het rooster voor diensten waarvoor de verleggingsregel geldt). Het bedrag telt mee in je omzet, maar er is geen btw verschuldigd.
Daarnaast ben je verplicht om een jaarlijkse klantenlisting in te dienen bij de Belgische belastingdienst én een kwartaallijstse opgave van intracommunautaire handelingen (de IC-listing of Opgave 723). Op die listing vermeld je het btw-nummer van elke Nederlandse klant en het totale bedrag dat je hen dat kwartaal hebt gefactureerd. Dit is hoe de Belgische en Nederlandse belastingdienst elkaars gegevens kruisen, dus slordigheid hier valt snel op.
Werken via een vennootschap of als natuurlijk persoon: maakt het verschil?
Aan Nederlandse kant maakt het voor de btw-behandeling weinig verschil of je als eenmanszaak of via een bv of besloten vennootschap factureert, zolang je entiteit btw-plichtig is en de verleggingsregel correct toepast. Voor de inkomstenbelasting kunnen er wel nuances zijn, vooral als je vennootschap een zogenaamde vaste inrichting in Nederland zou hebben. Maar voor de gemiddelde freelancer die remote werkt, is dat scenario niet aan de orde.
Werk je als natuurlijk persoon (eenmanszaak)? Dan is jouw persoonlijk btw-nummer je enige identificatie en dat volstaat. Werk je via een vennootschap? Dan gebruik je het btw-nummer van de vennootschap op je facturen.
Wanneer je toch een Nederlandse btw-registratie nodig hebt
Er zijn situaties waarbij je als Belgische freelancer wél een btw-nummer bij de Nederlandse Belastingdienst moet aanvragen. De meest voorkomende gevallen:
- Je levert diensten aan Nederlandse particulieren (niet-btw-plichtige consumenten). Voor bepaalde digitale diensten geldt dan het btw-tarief van het land van de klant, dus 21 procent Nederlandse btw.
- Je organiseert een event, workshop of training waarbij deelnemers fysiek aanwezig zijn in Nederland. De dienst is dan belastbaar in Nederland.
- Je verhuurt onroerend goed in Nederland.
Wij raden aan om bij twijfel over je specifieke situatie even contact op te nemen met de Belastingdienst.nl via hun website of met een Belgisch-Nederlands belastingadviseur. Het aanvragen van een buitenlands btw-nummer in Nederland is administratief beheerbaar, maar het is iets dat je bewust en tijdig moet doen, niet achteraf als je al tien facturen hebt verstuurd.
Praktische bronnen die je nu al kunt raadplegen
Voor de concrete uitvoering zijn er gelukkig betrouwbare gratis bronnen. Het Belgisch-Nederlands belastingverdrag is volledig openbaar en raadpleegbaar via de website van de FOD Financiën. Voor je sociale zekerheid en de A1-verklaring ga je naar het RSVZ of gebruik je Mijn Loket (mijnloket.be). VIES voor btw-nummercontrole vind je via de Europese Commissie-website. En voor alles wat de Nederlandse kant betreft, is Belastingdienst.nl verrassend helder en bevat het een specifiek onderdeel voor buitenlandse ondernemers.
Voor de meeste Belgische freelancers die remote werken voor Nederlandse klanten valt het fiscaal beheer mee. Je betaalt belasting en sociale bijdragen in België, je factureert zonder btw via de verleggingsregel en je houdt je IC-listing per kwartaal bij. Wij van Knap.be zien dat de echte problemen pas ontstaan als die details worden overgeslagen, of als de eerste factuur al verstuurd is zonder de juiste vermeldingen. Regel het eenmalig goed, en het wordt routine.
